Työkiireet ovat vienee miestä siinä määrin, että bloggaaminen on saanut kärsiä. Viime viikolla koin mahtavan hetken töissä, kun sain auttaa erästä kollegaani tärkeän esityksen visualisoinnissa. Kollegani piti esittää asiakasyrityksensä johdolle oman puolen vuoden toimeksiantonsa tuotos ja esityksen aiheena oli “Hankesalkun hallinnan kehittäminen”, joten lähtökohtaisesti tilanne oli erittäin haastava.
“Mikä on hankesalkku, pyöriikö se jossain täällä jaloissa vai? Miten hallintaa voi kehittää ja miksi sitä pitäisi kehittää?”, tällaisia kysymyksiä herää varmasti kiireisen johtajan mielessä, kun hän kuulee asiasta ensimmäisen kerran. Toisaalta, kollegani oli tehnyt todella tärkeän ja hyvän työn, jota oli syytä jatkaa organisaatiossa, joten nyt piti vain saada johtajat ymmärtämään hyödyt.
Hankesalkun hallinta on erittäin laaja käsite, koska se käsittää IT-projektien hallintaa monella eri tasolla. Lähtötilanteessa kollegani kärsi tiedon kirouksesta eli hän oli jo niin syvällä aiheessaan ettei osannut mennä yleisön asemaan ja sitä kautta valita mikä tiedosta on aidosti tärkeää.
Perusongelmana oli jälleen, että kollegani yritti sanoa kaiken asiasta muutamalla kalvolla, joten piinasin alkuun kollegaani kysymällä mikä hänen mielestään on aidosti oleellista yleisölle. Päädyimme lopputulokseen, että esitämme hankesalkun hallinnan eri tasot ja niiden tuottamat hyödyt yritykselle. Alimmalla eli suorittamisen tasolla puhutaan projektikäytännöistä, keskimmäisellä eli hallinnan ja arvioinnin tasolla puhutaan projektien aloittamisesta, päättämisestä ja arvioimisesta yhteismitallisin kriteerein, korkeimmalla eli strategisella tasolla puhutaan siitä miten yrityksen strategiasta johdetaan hankesalkun hallinnan peruslinjat sekä tarvittavat kehitysprojektit. Ja tämä pitää siis esittää kansantajuisesti.
Hahmottelin kollegalleni malliksi alla olevan laatikkopyramidin. Tämä esitystapa toimii erityisen hyvin kun puhutaan asiasta, joka käsittää monta osa-alueta, jotka ovat elimellisesti toisistaan riippuvia. Yhdenkin laatikon puuttuminen rojauttaa ylimmän eli yrityksen strategian lattialle.
Päivää myöhemmin kollegani tuli myhäillen käymään luonani ja esitteli innostuneena ylläolevasta hahmotelmasta mukailemaansa versiota. Laatikkopino todella kiteytti hänen työnsä perussanoman kansantajuisella tavalla.
Kollegaanikin vaivanneeseen informaatio-oksennustautiin on yleensä kaki vaihtoehtoista syytä. Joko esiintyjä kärsii tiedon kirouksesta kuten kollegani, jolloin ei enää osaa eläytyä siihen miltä tuntui kun tiesi asiasta hyvin vähän tai ei mitään. Toinen vaihtoehto on, että esiintyjä pelkää että vaikuttaa epäpätevältä, jos ei puhu ammattitermein ja monimutkaisesti. Ensimmäinen edellytys idean myymiselle on se, että yleisö ymmärtää mitä myyt. Taitava kommunikoija osaa esittää asiansa aina yleisönsä vaatimalla tasolla.
