Sisero palaa vielä…big time! Siihen asti kuitenkin hasta luego!

Puheeseen valmistautuminen sai tämän viikon tuntumaan pitkältä (vai johtuukohan se vain siitä, että pari aiempaa viikkoa ovat olleet nelityöpäiväisiä?). Käytin puheen kirjoittmaiseen ja opetteluun yhteensä aikaa noin 5-6 tuntia, joka on tunti per minuutti puhetta. Hyvä keino puheen ulkoaopetteluun ja hiomiseen on muuten puhua nauhurille ja kuunnella oma puheensa uudelleen ja uudelleen ja uudelleen. Ja sitten nauhoittaa uusi otto puheesta ja kuunnella sitä jälleen. Jokaisella nauhoituskerralla huomaa puheen terävöityneen hieman lisää.

Huolellisesta valmistautumisesta huolimatta sydän takoi ulos rinnasta ja päässä suhisi, kun oma puheenvuoro lähestyi kokouksessa. Kun sitten nousin tuolilta ja kävelin porukan eteen puhumaan en tuntenut enää erityisempää jännitystä puheen pitämisestä, vaikka kädessä olevat cue cardsit palautteen perusteella ilmeisesti hieman sheikkasivatkin vielä.

Anyways, homma meni ihan putkeen: pysyin puheen juonessa ja aikaraamissa. Puheeni pidin aiheesta joka on ollut lähellä sydäntä viime aikoina sen otsikko oli “Three don´ts for your sales presentation” (Oli vaan pakko, koska puhe syntyi niin helposti sen tiimoilta. Tämän jälkeen lupaan kuitenkin jättää surkeat myyntimiehet rauhaan ja keskittyä puhumaan ja kirjoittamaan elämän positiivisista asioista.)

Puheen aiheen valinta olisi voinut onnistua paremminkin, koska ensimmäisen puheen tarkoituksena oli kertoa itsestään. Oma puheeni ei erityisemmin jakanut tietoa itsestäni, mistä sainkin palautetta muilta Toastmastereilta. Lisäksi ammuin hieman itseäni jalkaan omalla myyntimiesmäisellä otteellani esiintymiseen, mikä tuli esille minua arvioneen vanhemman Toastmasterin palautteessa.

Välitön palaute kokeneilta ja puhumisesta aidosti kiinnostuneilta ihmisiltä onkin parasta Toastmastersin antia. Tässä palautetta, jota sain muilta Toastmastereilta puheestani:

• “Well strucutred presentation, confidently delivered, your hands were nervous, but you seemed confident. While speaking, good English. To draw even more attention you might want to introduce something more personal to your next speech”
• “I suggest you put your notes on the table, if you have it in your hand it shows the signs of nervousness”
• “Great ice breaker! Posture, pleasant expression on your face, voice – there are already many qualities of an experienced speaker. You would do even better without your notes”
• “You´ve sold me your ideas:) Already very confident”

Kaiken kaikkiaan Toastmasters on mahtava paikka ammentaa tietoutta hyvään puheilmaisuun, hyvän viestinnän suunnitteluun ja ennen kaikkea siellä tapaa hyvin laajan otoksen eri kansallisuuksia edustavia samoista asioista kiinnostuneita ihmisiä.

Kirjoitan lisää Toastmastersista, jahka tämä ensipuheen jälkeinen adrenaliinipiikki laskeutuu.

Bert Decker listasi hiljattain blogissaan kuusi esityksen päättämisen kuolemansyntiä. Tämä myyntitykki rikkoi niistä ainakin kahta vastaan ja samat virheet tuntuvat toistuvan esiintyjästä riippumatta. Tässä muutamia omia havaintojani tyypillisistä mokista:

1. “Tämä ei varmaankaan näy sinne taakse”

No miksi sitten laitoit kalvollesi jotain sellaista, mitä yleisö ei voi nähdä? Nancy Duarten Slide:ology :ssa on helppo nyrkkisääntö fontin koon valitsemiseen: fontin koko tulee olla yhtä suuri kuin taimmaisen kuulijan etäisyys kalvosta jalkoina. Jos taimmainen ihminen istuu 6 metrin eli 20 jalan päässä, niin ohjeellinen fonttikoko on vähintään 20 pistettä.

2. “En todellakaan aio käydä tätä kalvoa kokonaisuudessaan läpi, älkää huoliko”

Aijaa, eikö sinulla siis todella olekaan mitään tärkeää sanottavaa tästä aiheesta? Huonosti suunniteltu kalvosetti ampuu pahasti esiintyjää jalkaan esiintymistilanteessa, jos kalvot todella ovat niin heikkoja, että esiintyjä pyytä niitä jo etukäteen anteeksi. Ja jos esitys menee läpi esiintyjän anteeksipyyntöjä kuunnellessa, niin eihän siitä kovin vakuuttavaa kuvaa voi kenellekään jäädä.

3. “Skipataan tämä ja tämä kalvo, koska näillä ei nyt ole niin merkitystä”

Et sitten viitsinyt edes poistaa ylimääräisiä kalvoja valmistautuessasi? Tietokoneen näppäimistöltä löytyy “Delete”-näppäin, jolla voi helposti poistaa kalvosetistä sellaiset kalvot, joilla ei ole merkitystä yleisölle. Ylimääräiset ja turhat kalvot voivat nakertaa esiintyjän uskottavuutta monellakin tavalla: esiintyjän saattaa lähettää ristiriitaisia viestejä, koska esiintyjä puhuu epähuomiossa eri asiasta mitä yleisö näkee kalvolta. Tai sitten esiintyjä joutuu muuten vain uhraamaan momentuminsa skipatakseen muutaman kalvon ja selitelläkseen valmistautumattomuuttaan.

4. “Tämä oli nyt tällainen pikainen esitys, toivottavasti teille jäi jotain mieleen”

Luulisi olevan sinun omien etujesi mukaista, että tästä jää jotain mieleen. Bert Decker käyttää hyvää englannin kielistä termiä “blackballing yourself” tästä tavasta yrittää lytätä oma esitys ennen kuin yleisö ehtii tekemään sen. Suomenkielinen vastine termille voisi olla “tuhkanripottelulopetus”. Koska esityksen lopetus on yleisön tuoreimpana muistijälkenä, niin tällainen itsensä alentaminen ei kyllä jätä kovin vakuuttavaa kuvaa. Jotain itsetuntoa, kiitos.

Kaiken kaikkiaan useimpien kohtaamieni myyjien (yleensä vielä myyntijohtajien) esitysmateriaalin huonous on aiheuttanut sen, että esiintyjästä päällimmäiseksi jäänyt kuva on huonosti valmistautunut ja anteeksipyytelevä. Tiedän, että myyntityöhön ja varsinkaan myyntijohtajiksi ei päädy tällaisia luonteenpiirteitä omaavia henkilöitä, joten vika täytyy olla yleisessä asennoitumisessa esiintymistilanteeseen ja esitysmateriaaleihin. Monetkaan myyjistä eivät ilmeisesti anna isoa painoarvoa ensimmäiselle myyntiesiintymiselle, vaan luottavat, että kyllä asiakas tulee käymään tarkempaa keskustelua, mikäli asiakkaalla on tarvetta myyjän myymille palveluille. Tätä seuraavaa kontaktia ei kuitenkaan synny, jos myyjä antaa itsestään epävarman ja anteeksipyytelevän kuvan.

Ajatella kuinka monet kaupat ovat saattaneet jäädä syntymättä vain sen takia, että myyjä ei valmistanut esitystään ja kalvosettiään huolella.

Pysähdyin katsomaan puoleksitoista minuutiksi.

“Mikä on hankesalkku, pyöriikö se jossain täällä jaloissa vai? Miten hallintaa voi kehittää ja miksi sitä pitäisi kehittää?”, tällaisia kysymyksiä herää varmasti kiireisen johtajan mielessä, kun hän kuulee asiasta ensimmäisen kerran. Toisaalta, kollegani oli tehnyt todella tärkeän ja hyvän työn, jota oli syytä jatkaa organisaatiossa, joten nyt piti vain saada johtajat ymmärtämään hyödyt.

Hankesalkun hallinta on erittäin laaja käsite, koska se käsittää IT-projektien hallintaa monella eri tasolla.  Lähtötilanteessa kollegani kärsi tiedon kirouksesta eli hän oli jo niin syvällä aiheessaan ettei osannut mennä yleisön asemaan ja sitä kautta valita mikä tiedosta on aidosti tärkeää.

Perusongelmana oli jälleen, että kollegani yritti sanoa kaiken asiasta muutamalla kalvolla, joten piinasin alkuun kollegaani kysymällä mikä hänen mielestään on aidosti oleellista yleisölle. Päädyimme lopputulokseen, että esitämme hankesalkun hallinnan eri tasot ja niiden tuottamat hyödyt yritykselle. Alimmalla eli suorittamisen tasolla puhutaan projektikäytännöistä, keskimmäisellä eli hallinnan ja arvioinnin tasolla puhutaan projektien aloittamisesta, päättämisestä ja arvioimisesta yhteismitallisin kriteerein, korkeimmalla eli strategisella tasolla puhutaan siitä miten yrityksen strategiasta johdetaan hankesalkun hallinnan peruslinjat sekä tarvittavat kehitysprojektit.  Ja tämä pitää siis esittää kansantajuisesti.

Hahmottelin kollegalleni malliksi alla olevan laatikkopyramidin. Tämä esitystapa toimii erityisen hyvin kun puhutaan asiasta, joka käsittää monta osa-alueta, jotka ovat elimellisesti toisistaan riippuvia. Yhdenkin laatikon puuttuminen rojauttaa ylimmän eli yrityksen strategian lattialle.

Päivää myöhemmin kollegani tuli myhäillen käymään luonani ja esitteli innostuneena ylläolevasta hahmotelmasta mukailemaansa versiota. Laatikkopino todella kiteytti hänen työnsä perussanoman kansantajuisella tavalla.

Kollegaanikin vaivanneeseen informaatio-oksennustautiin on yleensä kaki vaihtoehtoista syytä. Joko esiintyjä kärsii tiedon kirouksesta kuten kollegani, jolloin ei enää osaa eläytyä siihen miltä tuntui kun tiesi asiasta hyvin vähän tai ei mitään. Toinen vaihtoehto on, että esiintyjä pelkää että vaikuttaa epäpätevältä, jos ei puhu ammattitermein ja monimutkaisesti. Ensimmäinen edellytys idean myymiselle on se, että yleisö ymmärtää mitä myyt. Taitava kommunikoija osaa esittää asiansa aina yleisönsä vaatimalla tasolla.

• Uudessa kannessa keskeisimmäksi elementiksi on nostettu tanssikoulun nimi Kokko. Logodesignin kannalta Kokko on mahtava nimi, sillä se on ulkoasultaan melko symmetrinen ja mahdollistaa monenlaisia lookeja pelkästään fonttia vaihtamalla.
• Viikkokalenteri on vielä säilytetty etusivulla, mutta se menee vielä uusiksi, sillä tuo harmaa väri on liian hallitseva muun esitteen pelkistettyyn designiin verrattuna.
• Osoitetieto on nyt etusivulla selkeästi pienemmällä fontilla kuin kaikki muu. Osoitetieto on selkeästi sellaista informaatiota, jonka lukija kyllä etsii kiinnostuessaan.
• Etusivulla on nyt kaksi tasausta, 1,5 senttimetriä kummaltakin laidalta
• Etusivulla on käytetty kolmea eri fonttia (URW Bookman, Lucida Handwriting Italic ja Helvetica). Logossa on tarkoituksella käytetty kahta erilaista fonttia, koska kahden erityylisen ja selkeästi eri kokoisen fontin hallittu käyttö luo logoon mielenkiintoista kontrastia.

Alla vielä vertailun vuoksi vanha etusivu. Eteenpäin on menty, mutta parannusideoita tulee varmasti vielä. Perusviat on kuitenkin jo korjattu pois.

Alla olevassa kuvassa on esitteen sisäaukeaman vasen sivu. Kuvan oikeaan reunaan olen merkinnyt esimerkinomaisesti esitteessä olevia eri informaation tasoja, jotka kyseiseltä sivulta pitäisi pystyä erottamaan yhdellä silmäyksellä.

1. tason informaation tulee vastata lukijalle kysymykseen  “katsotaanpa mitäs täällä on” eli sen tulee osua silmään heti kun aukeama avautuu silmien eteen. Tällaista informaatiota ovat:

• Otsikot “Hinnasto” ja “Perustanssit”

2. tason informaation tulee vastata kysymykseen “vai niin, mielenkiintoista” eli sen on oltava luettavissa heti, jos lukijan silmä kiinnittyy johonkin tiettyyn osioon esitettä. Tällaista informaatiota ovat:

• Hinnastotaulukko
• Aliotsikot “Perustanssit 1-4″ ja niihin liittyvä aikainformaatio

3. tason informaation tulee vastata kysymykseen “onko tästä vielä jotain lisäinformaatiota” eli sen tarvitsee olla luettavissa vain, jos lukija todella haluaa perehtyä kyseiseen asiaan. Tällaista informaatiota ovat:

• Hinnastoon liittyvät ehdot
• Perustanssien luonnehdinta
• Perustanssikurssien tarkemmat kuvaukset

Yhdellä silmäyksellä erotettavan informaatiohierarkian luominen onnistuu kontrastia ja läheisyyttä hyödyntämällä. Nykyisellään hierarkiaa on vaikea erottaa, sillä kaikki informaatio on aseteltu suunnilleen samanlaisella ja samankokoisella fontilla, ja samalle etäisyydelle toisistaan. Näin ollen kontrastia ei synny. Lisäksi (lähes) kaikki on tasattu vasempaan reunaan, joten tasauksen avulla ei myöskään voi erottaa informaation eri tasoja.

Otetaanpa vertailun vuoksi esimerkki hyvästä informaatiohierarkiasta. Alla olevassa kuvassa on helsinkiläisen laaturavintolan kotisivulta löytyvä menu. Sivulla on toki vähemmän informaatiota, mutta senkin vähän informaation järjestämisessä on käytetty hieman enemmän aivoja.

• 1. tason informaatio erottuu kaikesta muusta sekä tasauksen että fontin värityksen avulla (vaalean reunuksen käyttäminen on sen verran halpa keino, että sitä ei lasketa). Fontin koon tai tyylin kanssa olisi voinut ehkä olla vielä rohkeampi.
• 2. tason informaatio erottuu 1. tason informaatiosta tasauksellaan sekä värityksellään. Kuten sanottua 1. tason ja 2. tason informaation välinen kontrasti voisi olla vieläkin selkeämpi
• 3. tason informaatio erottuu 2. tason informaatiosta fontin tyylillä ja koolla.
• Lisäksi hinnat on selkeyden vuoksi tasattu kokonaan toiseen reunaan, jolloin niiden etsimiseksi ei tarvitse vaivata päätään

Pienillä asioilla voi saada aikaan suuren vaikutuksen. Sama on tullut todistettua omassa työssä. Asiantuntijapalveluissa kahdesta yhtä hyvästä tarjokkaasta valikoituu usein se, joka osaa esittää asiansa selkeämmin. Selkeys syntyy tällaisista pienistä, mutta hyvin merkityksellisistä asioista.

• Kontrasti (Contrast) - sen lisäksi että kontrasti tekee designista visuaalisesti mielenkiintoisen, se myös luo informaatiolle hierarkian. Kontrastia voidaan luoda fonteilla, väreillä , koolla, tasauksella jne.
• Toisto (Repetition) - Tiettyjen elementtien toistaminen luo designiin yhtenäisen lookin. Toistettavia elementtejä voivat olla fontit, värit, graafisten elementtien järjestys tai luetelmapallot
• Tasaus (Alignmnet) – Elementtien yhteinen tasaus luo terävän ja huolitellun vaikutelman. Mikäli design noudattaa yleisesti yhtenäistä tasausta, niin tasausta rikkomalla voidaan luoda jännitystä ja kontrastia
• Läheisyys (Proximity) – Elementtien läheisyys kertoo niiden yhteenkuuluvuudesta. Elementtien välinen etäisyys kertoo niiden eroavaisuudesta.

Katsotaanpa näiden oppien pohjalta alla olevaa tanssikoulun esitteen etusivua.

Pelkästään etusivulla on käytetty seitsemää eri fonttia. Selkeän kontrastin luominen on hankalaa kun kaikki on kontrastissa kaiken kanssa.  Ensimmäisenä silmään pompsahtaa “Viikkokalenteri”, mutta kaikki muukin välittyy lähes samanarvoisena.

Etusivulta löytyy viisi eri tasausta. (1) taulukon vasen reuna ja yläreunan kuvaelementti (2) osoitelaatikon vasen reuna ja taulukon toisen sarakkeen vasen reuna (3) “Viikkokalenteri” ja osoitetiedot on tasattu keskelle (4) Osoitelaatikon oikea reuna ja taulukon neljännen sarakkeen oikea reuna (5) taulukon oikea reuna ja yläreunan kuvaelementti. Kokonaisvaikutelma on hyvin levoton. Lisäksi taulukon harmaan taustan ulottaminen koko esitteen levyiseksi tekee esitteestä ahtaan ja tylsän näköisen.

Esitteen etusivun perusongelmana on, että sitä suunniteltaessa ei ole  päätetty mikä informaatiosta on aidosti tärkeintä. Etusivua uudelleen suunniteltaessa tärkein elementti on tanssikoulun nimi, sillä pienen tanssikoulun kannattaa käyttää mainostilansa tehokkaasti. Viikkokalenteri on kyllä lukijalle tärkeä, mutta on kuitenkin vasta toiseksi tärkeintä informaatiota etusivulla. Tanssikoulun yhteystiedot ovat sellaista tietoa, jonka lukija kyllä etsii jos kiinnostuu koulusta, siksi niiden ei tarvitse hallita tilaa etusivulla.

Mutta katsotaanpa ensin, miltä esite tällä hetkellä näyttää:

Etusivu:

Plussat:

• Käyttäjälle tärkein informaatio, aikataulu, on sijoitettu heti ensimmäiselle sivulle

Miinukset:

• Kaikki informaatio välittyy samanarvoisena: viikonpäivät, kellonajat, tanssituntien nimet, yhteystiedot ovat kaikki jotakuinkin samalla fonttikoolla
• Tanssikoulun nimi on etusivulla, jopa kahdesti, mutta ensimmäisenä silmä kuitenkin kohdistuu sanaan “Viikkokalenteri”. Jos esitteen tarkoitus on toimia samalla koulun mainoksena, tanssikoulun nimen pitää kiinnittää ensimmäisenä huomio etusivulla
• Yläreunan kuva-aihe ja taustalla olevat askelkuvio eivät toimi erityisen hyvin yhteen. Yläreunan tumma kuva-aihe on muutenkin jokseenkin painostava, joten siitä täytynee hankkiutua eroon

Sisäaukeama:

Plussat:

Miinukset:

• Aukeama on ahtaan oloinen, koska kaikki teksti on suunnilleen samankokoisella fontilla
• Ensisijainen ja tarkentava informaatio eivät erotu toisistaan. Esimerkiksi perustanssien yleiskuvaus on samankokoisella fontilla kuin kurssien sisältöjen kuvaukset, hinnastoon liittyvät ehdot ovat samankokoisella fontilla kuin itse hinnasto
• Otsikoiden (Hinnasto, Perustanssit, Tango…) keskittäminen ja laatikoiminen tekee esitteestä tylsän näköisen

Takasivu:

Plussat:

• Vähiten tärkeä informaatio on sijoitettu takasivulle

Miinukset:

• Tilaavievä ja raskas yläreunan kuva-aihe hallitsee tilaa
• Tekstien laatikointi sekä otsikon keskittäminen tekee sivusta tylsän ja ahtaan näköisen
• Tervetulo-toivotus on nyt osana yleisiä asioita ja erottuu ainoastaan fontillaan

Muutamia rajoittavia tekijöitä suunnittelulle on olemassa myös:

• Esitteestä ei saa tulla “liian hienoa”, koska tanssikoulu positoituu selkeästi “tavisten tanssikouluna”, jonne kuka tahansa voi tulla
• Esitteen tulee toimia musta-valkoisena, koska tanssikoululla ei ilmeisesti ole käytössään väriprintteriä

Näillä mennään, katsotaan mitä syntyy. Palaan asiaan myöhemmin viikolla.

Paras esityksistä oli kuulemma sellainen, jossa esiintyjä puhui yleisö kiinnostavasta aiheesta ja esitti asiansa ikään kuin kertoen tarinaa yleisölle. Huonoimmassa esityksessä esiintyjä käytti akateemista termistöä, jota yleisö ei ymmärtänyt , ja mumisi asiansa. Tästä johtuen yleisön mielenkiinto oli herpaantunut jatkuvasti. Mistä näiden kahden esityksen välinen ero johtui? Kuten itse kokemani huonon tuote-esityksen kohdalla, myös näissä kahdessa esityksessä yleisön huomiominen oli avainasemassa.

Miksi yleisö on tullut tilaisuuteen? Mitä yleisö odottaa?

Jos markkinoitialan ammattilainen uhraa päivästään neljä tuntia kuunnellakseen toisen ammattilaisen kokemuksista, niin luultavasti hän hakee toisen ihmisen tarinasta jotain käytännön hyötyä omaan työhönsä. Akateemisia jorinoita on saanut aivan tarpeeksi yliopiston penkiltä ja halutessaan niitä löytää interwebistä. Kaikessa viestinnässä olisi pitänyt näkyä yhteys käytännön työhön.

Mikä yleisöä kiinnostaa?

Esiintyjällä voi olla asiastaan valtavasti sanottavaa, mutta esiintymisaika asettaa aina rajoituksensa. Siksi kannattaa valita vain ne kultajyväset, joita kylvämällä omat mielipiteet tai asenteet saa juurrutettua yleisöön. Joka ainoa kerta, kun yleisön mielenkiinto herpaantuu esityksen aikana, pienentää sitä todennäköisyyttä, että esityksellä voisi saada jonkin positiivisen vaikutuksen aikaiseksi.

Mitä yleisö ymmärtää?

Luultavasti suurin osa yleisöstä ei ole koulunpenkiltä juuri valmistuneita. Itseltäni on akateeminen humppa karissut nopeasti, kun olen käytännön työelämässä huomannut, että parhaimman vastaanoton saa esittämällä asiat mahdollisimman yksinkertaisesti ja käytännönläheisesti (esimerkiksi IT-arkkitehtuurin esittäminen viipaloituna norsuna on kerännyt paljon kiitosta). Asia kannattaa esittää termeillä, jotka yleisö varmasti ymmärtää. Vertaukset ovat paras tapa tuoda vaikeaselkoinen asia yleisön ymmärtämällä tasolle. Jopa sen kustannuksella, että asiasisällön tarkkuus kärsisi hieman.

Miksi yleisön huomioiminen tuntuu olevan niin vaikeaa? (Suomalainen) Liika asiakeskeisyys saa monet kiertymään sisäänpäin esitettävän asian ympärille, jolloin esityksen valmistelussa esiintyjän asiantuntemus ja tarpeet ovat keskipisteessä.It´s not about you, it´s about them!

Taitava esiintyjä ymmärtää, että kaiken keskipisteenä on yleisön viestintäkokemus. Viestintäkokemukseen kuuluu esiintyjän oma taustatarina; miten hän haluaa muuttaa maailmaa; kiehtovia tarinoita esiintyjän hurjista seikkailuista; selkokielinen perustelu sille miksi yleisön tulisi pyrkiä muuttamaan maailmaa samalla tavalla kuin esiintyjä; lopuksi hahmotelma siitä, miten yleisön maailma muuttuu parempaan, jos he toimivat niin kuin esiintyjä esittää.